Quản trị năng suất

Base Sources – Vào đầu thập niên 1990, hai Giáo sư Tiến sĩ Kaplan & Norton của trường Đại học Harvard đã nhận thấy một vấn đề khá nghiêm trọng, đó là rất nhiều doanh nghiệp với thiên hướng quản lý doanh nghiệp chỉ dựa thuần tuý vào chỉ số tài chính. Chỉ số tài chính chỉ giúp cho chúng ta biết điều gì đã xảy ra trong quá khứ, nơi mà hoạt động kinh doanh đã xảy ra, nhưng ko với tính dự đoán về tương lai hoạt động của doanh nghiệp.

Đó là lí do Kaplan và Norton phát triển mô hình Balanced scorecard (BSC) – là một hệ chống chỉ số ở tầm chiến lược giúp doanh nghiệp phát triển vững bền và vững chắc qua cả 4 khía cạnh: tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ, học tập & phát triển.

Mô hình Balanced scorecard (BSC) tập trung vào 4 khía cạnh

Là một CEO sử dụng rộng rãi tới bài toán chiến lược doanh nghiệp, khó mà ko biết tới mô hình nổi tiếng này. Trên thực tế, BSC với nhiều thành tích đáng nể như sau:

• Được chứng minh và bình mua là một trong những ý tưởng kinh doanh với thúc đẩy nhất từng được trình bày trong Harvard Enterprise Assessment

• Được vận dụng bởi hơn hơn 50% những doanh nghiệp to của Mỹ (Theo Gartner Group) và hơn 60% doanh nghiệp thuộc Fortune 500 (Theo Nghiên cứu Bain & Co)

• Được kiểm tra ở mức hiệu quả siêu cao và rất cao bởi 73% doanh nghiệp vận dụng (Theo khảo sát toàn cầu của 2GC)

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu đúng về mô hình này trước lúc bạn muốn vận dụng hay thực hiện bất kỳ kế hoạch nào xung quanh BSC.

I. BSC (Balanced scorecard) là gì?

Xem thêm: Phân loại, phân cấp những nhóm công trình xây dựng cụ thể nhất

Balanced scorecard trong tiếng Việt với nghĩa nôm na là “thẻ điểm thăng bằng”. Đây là một mô hình quản trị chiến lược ở cấp độ cơ bản nhất, định hướng cho doanh nghiệp trong suốt quá trình thiết lập, triển khai, theo dõi và đo lường kết quả của chiến lược đặt ra. Không tính yếu tố tài chính, BSC tập trung sử dụng rộng rãi tới 3 thước đo phi tài chính khác với thúc đẩy tới hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp là khách hàng, quá trình hoạt động nội bộ, học tập & phát triển.

Ý nghĩa “balanced” (thăng bằng) của mô hình thể hiện ở chỗ cân đối giữa những mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, tài chính và những yếu tố phi tài chính, những chỉ tiêu đầu vào và đầu ra của kết quả, những hoạt động hướng ra xã hội và những hoạt động được thực hiện vì nội bộ.

II. Cấu trúc mô hình BSC (Balanced scorecard)

Xem thêm: Cách tính m2 xây dựng nhà ở khía cạnh và xác thực nhất

Mô hình BSC (Balanced scorecard) bao gồm 4 yếu tố được coi là 4 thước đo của hiệu quả hoạt động doanh nghiệp. Chúng được sắp xếp theo một trật tự nhất định và với thúc đẩy lẫn nhau từ dưới lên trên theo kế hoạch đặt ra từ trước.

Một mẫu sơ đồ của mô hình BSC (Balanced scorecard)

Cụ thể:

1. Thước đo tài chính

Thước đo tài chính bao gồm những yếu tố như giá tiền nhất thiết, giá tiền khấu hao, lợi tức đầu tư, lợi nhuận thu về, tốc độ tăng trưởng doanh thu,… Ko phải yếu tố nào cũng dễ dàng đo được ngay sau lúc thực hiện, nhưng chúng là sự xác nhận muộn cho hiệu quả của hoạt động đó.

Ngày trước, doanh nghiệp sử dụng một chỉ tiêu duy nhất để kiểm tra hiệu quả hoạt động là số tiền kiếm được. Con số này to với tức thị doanh nghiệp đang rất ổn, còn tình hình tài chính ở mức khó khăn đồng nghĩa với nguy cơ sụp đổ doanh nghiệp.

Nhưng trong kỷ nguyên tiên tiến hoá, tài chính ko còn là thước đo duy nhất mà bạn cần sử dụng rộng rãi nữa. Chúng chỉ thể hiện được một mảnh ghép trong bức tranh tổng thể. Tức là doanh nghiệp với thể thu về rất nhiều tiền nhưng vẫn tồn tại những rủi ro to dễ gây vỡ nợ. Vì vậy, bạn cần sử dụng rộng rãi tới 3 thước đo còn lại của BSC để dễ dàng định hướng dài hạn.

2. Thước đo khách hàng

Sự hài lòng của khách hàng chính là một chỉ số thành công của doanh nghiệp, bởi nó thúc đẩy trực tiếp tới doanh thu thu về của cả ngày nay và tương lai. Thước đo này nhằm trả lời câu hỏi: Khách hàng đang thấy doanh nghiệp như thế nào? Từ đó, bạn sẽ dễ dàng đặt ra những mục tiêu và kế hoạch thực hiện tập trung vào sự hài lòng của khách hàng.

Để với được nhận định chuẩn xác nhất về ý kiến kiểm tra của khách hàng, bạn với thể dựa trên bộ khung là những câu hỏi sau: Đó với đúng là khách hàng mục tiêu của bạn? Họ với thích thú với sản phẩm / dịch vụ của bạn ko? % phản hồi của họ sau lúc sử dụng sản phẩm / dịch vụ là bao nhiêu? Trong đó với bao nhiêu % tích cực và tiêu cực? Họ so sánh như thế nào giữa bạn và đối thủ khó khăn?

3. Thước đo quá trình hoạt động nội bộ

Rõ ràng, ko với doanh nghiệp nào với thể tự hào về thành tích đạt được nếu ko với những hành động chứng minh điều đó. Nhận định xem doanh nghiệp đang hoạt động tốt ở mức nào giống như việc tự kiểm tra và kiểm điểm, rút kinh nghiệm bản thân vậy.

Dấu hiệu của một doanh nghiệp hoạt động trơn tru được tập hợp lại từ nhiều chỉ số nhỏ lẻ như tốc độ tăng trưởng của quy mô, % người lao động gắn bó tăng, % thời kì xử lý công vụ được rút ngắn,… Bạn cần rà soát lại những quy trình nội bộ của doanh nghiệp để phân loại đâu là phòng ban đã làm tốt và đâu là điều chưa thông minh. Sau đó, hãy đưa nhiệm vụ cải thiện những lỗ hổng của quá trình hoạt động nội bộ vào thành một mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.

4. Thước đo học tập & phát triển

Việc sử dụng rộng rãi tới chất lượng nguồn nhân sự và phương tiện tương trợ làm việc chính là một yếu tố quyết định tới nền tảng phát triển doanh nghiệp. Điều đặc thù là ko với con số chuẩn xác và giới hạn cao nhất cho thước đo này, mà mọi tiêu chí đều với thể trau dồi tốt hơn track track với sự tiến bộ ko ngừng của khoa học – kỹ thuật.

Hãy xem xét những phương tiện, hành động và chính sách với liên quan tới năng lực, năng suất làm việc của viên chức trong doanh nghiệp bạn. Bạn sẽ nhận được câu trả lời thoả đáng cho câu hỏi: Làm thế nào doanh nghiệp với thể cải thiện năng suất và tạo ra giá trị?

Nếu như thước đo học tập & phát triển trả về kết quả tốt, bạn đang với thế mạnh về huấn luyện viên chức và biết cách vận dụng những phương tiện làm việc hiệu quả. Doanh nghiệp như vậy sẽ với lợi thế khó khăn trên thị trường, dễ thích ứng hơn với những thay đổi và thức thời hơn với những điều mới mẻ, đặc thù là với những phần mềm 4.0 hiện nay.

5. Mối quan hệ giữa những thước đo trong mô hình BSC (Balanced scorecard)

Trong những ngày trước hết mô hình BSC được xây dựng, 4 thước đo tình hình sức khoẻ của doanh nghiệp kể trên độc lập với nhau và doanh nghiệp với quyền lựa mua thực hiện hoặc bỏ qua một vài trong số đó. Tuy nhiên, thực tế đã chứng minh rằng chúng đều quan yếu và với mối quan hệ thúc đẩy lẫn nhau rất khăng khít.

Dựa theo mô hình, quy trình hoàn thiện những thước đo trong BSC (Balanced scorecard) được thực hiện từ dưới lên trên, tức thị mỗi thành phần của mô hình được xây dựng bởi một hoặc nhiều mô hình trước đó.

Nếu bạn chú trọng huấn luyện viên chức và xây dựng được một nền văn hoá san sẻ thông tin tiên tiến (Thước đo học tập & phát triển), doanh nghiệp sẽ hoạt động trơn tru và năng suất hơn (Thước đo quá trình hoạt động nội bộ). Nhờ sự vững bền trong nền tảng nội bộ đó, doanh nghiệp sẽ với khả năng tạo ra giá trị và chăm sóc khách hàng tốt hơn (Tiêu chí khách hàng). Lúc khách hàng cảm thấy hài lòng, vững chắc họ sẽ ủng hộ sản phẩm / dịch vụ của bạn; nhờ vậy mà doanh nghiệp thu về doanh thu và lợi nhuận cao.

Không tính đó, từng yếu tố mục tiêu trong một thước đo cũng với thể với mối quan hệ nhân – quả với nhau. Ví dụ: Trong thước đo tài chính, giảm giá tiền và tăng doanh thu đều dẫn tới chung một mục tiêu là tối đa hoá lợi nhuận.

III. 4 tiện dụng to nhất của mô hình BSC (Balanced scorecard) đối với doanh nghiệp

• BSC giúp lập kế hoạch chiến lược tốt hơn

Balanced Scorecard cung cấp một bộ khung thể hiện mối quan hệ nhân quả giữa những yếu tố mục tiêu với nhau, tức thị chúng đã đồng thuận với một chiến lược cốt lõi nhất định. Kết quả thực hiện những yếu tố mục tiêu này chính là những mảnh ghép để tạo ra một bức tranh hoàn chỉnh về chiến lược của doanh nghiệp bạn.

• BSC giúp cải thiện truyền thông doanh nghiệp

Lúc đã với một bức tranh chiến lược hoàn chỉnh – tất cả chiến lược được “vẽ” trên một mặt giấy, bạn sẽ dễ dàng hơn để triển khai kế hoạch truyền thông doanh nghiệp, bao gồm cả truyền thông bên ngoài và truyền thông nội bộ. Mô hình BSC ko những giúp đối tác và viên chức của bạn hiểu rõ hơn về nội dung chiến lược mà còn với ấn tượng và dễ nhớ tới từng ưu điểm, nhược điểm,… của những thước đo bạn đang thực hiện.

• BSC giúp liên kết chặt chẽ những dự án khác nhau trong doanh nghiệp

Lúc đã với bộ khung là mô hình BSC, mọi kế hoạch dự án nhỏ lẻ đều với nền tảng và cơ sở chiến lược để dễ dàng xây dựng. Nhờ vậy, bạn với thể đảm bảo rằng toàn thể doanh nghiệp đang thống nhất đi chung một hướng mà ko với dự án nào bị tiêu hao cả.

• BSC giúp cải thiện hiệu suất báo cáo

BSC với thể được sử dụng để làm đề cương báo cáo tổng quan. Điều này giúp cho việc báo cáo trở thành nhanh chóng và gọn ghẽ hơn, với những nội dung tập trung được rõ nhất vào những vấn đề chiến lược quan yếu nhất.

IV. Vận dụng BSC (Balanced scorecard) như thế nào để mang lại tiện dụng cho doanh nghiệp?

Theo kết quả khảo sát năm 2016 của 2GC Lively Administration dựa trên người sử dụng của BSC (Balanced scorecard) mà trong đó với tới hơn 75% là những nhóm điều hành hoặc quản lý cấp cao, vai trò chính của BSC là thực hiện chiến lược. Chỉ một số ít người trả lời sử dụng nó để quản lý hoạt động doanh nghiệp, và khoảng 25% trong đó sử dụng BSC chỉ để báo cáo.

Tuy nhiên, trên thực tế, BSC là một phương pháp luận mang lại rất nhiều tiện dụng nếu bạn biết cách vận dụng thông minh trong doanh nghiệp.

BSC là một cầu nối liên kết giữa công việc của viên chức với những mục tiêu chung của doanh nghiệp

Trước tiên, hãy phấn đấu kiểm soát những dữ liệu trong mô hình BSC của bạn

Nếu bạn đang phấn đấu đo lường mọi thứ nhưng ko phải từ góc độ chiến lược, với tức thị bạn đang tiêu hao thời kì và công sức cho một mớ hỗn độn. Vì vậy, nếu doanh nghiệp của bạn đang quá tải với số dữ liệu cần đưa vào BSC, hãy khởi đầu bằng việc xác định rõ chiến lược và đặt nó lên một mảnh giấy. Đó chính là văn cảnh giúp bạn dễ dàng tư duy về cách đặt những dữ liệu của doanh nghiệp vào mô hình BSC.

Bạn với thể tham khảo quy trình đặt dữ liệu vào văn cảnh như dưới đây:

• Giới hạn số lượng những yếu tố mục tiêu trong mô hình BSC. Con số này nên dao động trong khoảng 10-15 mục tiêu cho tổng toàn bộ 4 thước đo, bởi nếu nhiều hơn thì bạn với nguy cơ bị mất tập trung vào hệ thống chiến lược cốt lõi.

• Chuẩn bị sẵn những câu hỏi về từng yếu tố mục tiêu trước mỗi cuộc họp. Hãy nhấn mạnh vào tình trạng của những con số với thể đo lường được.

• Tổng hợp tài liệu của tất cả yếu tố mục tiêu cùng với những câu hỏi trên rồi gửi tới viên chức 1-2 ngày trước lúc diễn ra cuộc họp và yêu cầu họ nghiên cứu kỹ lưỡng.

• Đưa ra quyết định trong những cuộc họp kiểm tra chiến lược. Ghi lại những quyết định này và nghiêm túc nhắc nhở mọi người chịu trách nhiệm về nó.

Tiếp theo, hãy đo lường và kiểm tra những yếu tố mục tiêu trong mô hình BSC của bạn

Bạn với thể quy ước một hệ thống ký hiệu hoặc màu sắc để đánh dấu những yếu tố mục tiêu khác nhau. Cùng xem báo cáo từ phía người chịu trách nhiệm chính và quyết định xem yếu tố mục tiêu nào thuộc loại nào. Ví dụ:

Màu đỏ: Yếu tố mục tiêu cần bổ sung thêm tài nguyên hoặc sự trợ giúp tới từ bên ngoài để đưa mọi thứ trở lại đúng định hướng ban sơ.

Màu vàng: Yếu tố mục tiêu sắp như đang đi đúng hướng hoặc gặp một tẹo trở ngại với thể tự xử lý.

Màu xanh lá cây: Yếu tố mục tiêu với mọi thứ đang đi đúng hướng.

Lưu ý rằng việc kiểm tra này cần khách quan nhất với thể để tránh những trường hợp gán nhầm mác dẫn tới việc sửa chữa bị sai, hạ thấp mục tiêu để đảm bảo hiệu suất hoặc cố ý che giấu thiếu sót bản thân. Hãy tận dụng tối đa những con số được đo lường sáng tỏ và thành lập hội đồng kiểm tra nếu cấp thiết.

Đã tới lúc gán KPI tương ứng với những yếu tố mục tiêu

Nếu như mô hình BSC (Balanced scorecard) là một phương tiện quản lý chiến lược dựa vào kết quả đo lường và kiểm tra thì KPI (Key Efficiency Indicator) chính là phương tiện quản lý hiệu suất để bạn giao trách nhiệm cho viên chức và kiểm tra xem họ đã làm theo đúng chiến lược đó hay chưa. Một nhà quản trị tài giỏi sẽ lựa mua sử dụng song song hai phương tiện này.

Tương ứng với những yếu tố mục tiêu, hãy đặt ra những KPI tương ứng. KPI càng sát với tình hình thực tế mà bạn đã đo lường và kiểm tra ở trên thì càng với hiệu quả rõ rệt.

Dựa vào kiểm tra KPI định kỳ, bạn sẽ xác định được khoảng cách giữa hiệu suất làm việc thực tế của doanh nghiệp và mục tiêu đã định ra, qua đó với kế hoạch cải thiện, điều chỉnh thông minh.

Đọc thêm: KPI là gì? Hướng dẫn xây dựng KPI cho viên chức

Cuối cùng, hãy kết nối những yếu tố mục tiêu lại với nhau

Hãy sử dụng mũi tên 1 chiều để thể hiện mối quan hệ giữa những yếu tố mục tiêu. Bạn với thể linh hoạt hơn để kết nối hai mục tiêu trong cùng thước đo, gom 2 mục tiêu lại thành nguyên nhân của một mục tiêu khác, một mục tiêu dẫn tới hai mục tiêu khác,… miễn sao ko với mục tiêu nào đứng riêng lẻ một mình.

Vậy là bạn đã với một mô hình Balanced scorecard của riêng doanh nghiệp mà từng con số trong đó đều gắn chặt với thực tế bạn đang quản trị. Thực hiện theo đúng chiến lược của BSC chính là lộ trình ngắn nhất và vững chắc nhất dẫn tới thành công của doanh nghiệp.

Và Bản đồ chiến lược (Technique map) chính là mô hình tư duy chiến lược cho nhà lãnh đạo

Cùng với BSC, Kaplan và Norton cũng giới thiệu mô hình Bản đồ chiến lược (Technique map), như một sự mở rộng của BSC, thể hiện mối quan hệ nhân-quả giữa những yếu tố trong BSC. Một technique map giống như bản đồ phong cảnh khu vực lúc bạn dẫn dắt quân đội của mình tiến vào khai phá một vùng đất mới.

Mô hình tổng quan về Bản đồ chiến lược (Technique map)

Bản đồ chiến lược là một mô hình có cấu trúc hàng. Mỗi hàng bao gồm những nội dung mô tả và những mục tiêu trung hạn liên quan tới một trong 4 yếu tố quan yếu cấu thành nên bộ máy doanh nghiệp hoạt động. Những chiều mũi tên được vẽ thể hiện mối quan hệ tương trợ chiến lược giữa những yếu tố.

Chiến lược bao hàm sự di chuyển của một doanh nghiệp từ vựng trí ngày nay sang một vị trí kỳ vọng khác trong tương lai. Bởi vì doanh nghiệp mới đang kỳ vọng chứ chưa bao giờ thực sự với mặt tại điểm tới này, con đường dẫn tới đó luôn bao gồm một loạt những giả thuyết chưa kiểm định được độ vững chắc. Bản đồ chiến lược giúp doanh nghiệp chỉ rõ mối quan hệ nguyên nhân – kết quả giữa những yếu tố cấu thành nên bộ máy, từ đó cho biết việc thực hiện cải tiến một yếu tố cụ thể sẽ tác động trực tiếp và gián tiếp tới những yếu tố khác như thế nào.

Sau đó, Bản đồ chiến lược giúp sắp xếp tất cả những đơn vị và nguồn lực của doanh nghiệp tương ứng với những giả thuyết đó và chỉ ra những mục tiêu quan yếu cần đạt được nhằm phục vụ chiến lược đề ra. Song song, Bản đồ cũng cung cấp cho toàn thể viên chức một mẫu nhìn trực quan về cách công việc của họ được liên kết với những mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Từ một góc nhìn to hơn, Bản đồ chiến lược cho thấy cách một doanh nghiệp với khả năng chuyển đổi những sáng kiến ​​và nguồn lực tiềm tàng của mình – bao gồm cả những tài sản vô hình như văn hóa doanh nghiệp và tri thức của viên chức – thành những kết quả hữu hình như doanh thu và lợi nhuận.

Đọc thêm: Giới thiệu khía cạnh về những yếu tố trong Bản đồ chiến lược (Technique map)

Kết luận

Mô hình BSC (Balanced scorecard) là một phương tiện quản trị siêu mạnh mẽ để cải thiện tình hình ngày nay của doanh nghiệp và định hướng tới những mục tiêu quan yếu và khả thi. Những thước đo trong đó với mối quan hệ nhân – quả với nhau và đều là nguồn năng lượng cấp thiết để giữ vững và tăng hơn nữa sức khoẻ doanh nghiệp.

Trong bối cảnh thị trường “VUCA” như hiện nay, với rất nhiều yếu tố với thể tác động bất thần tới hoạt động của doanh nghiệp (tiêu biểu như Covid-19). Bởi vậy, một mô hình quản trị chiến lược cần tính toán sẵn tới những rủi ro và đảm bảo được “tính liên tục” – khả năng vận hành và kinh doanh một cách thường nhật trong những điều kiện khó khăn.

Ví dụ: Trong điều kiện phải giãn cách xã hội do Covid-19, doanh nghiệp làm thế nào để chấm công và quản lý được công việc viên chức? Làm thế nào để thông suốt luồng dữ liệu nội bộ? Làm thế nào để đảm bảo luồng quy trình ko đứt gãy?

Tham khảo ngay Bộ giải pháp Kinh doanh ko gián đoạn (Enterprise Continuity) giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để bài toán này. Nhận ngay 01 Premium Book do phukiencoppha.com.vn phối hợp cùng tập đoàn FPT thực hiện lúc ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM bộ giải pháp.

Website: https://phukiencoppha.com.vn