Giao tiếp “tồi” sẽ phá hủy sự nghiệp của một Project Manager (PM)?

Venture Supervisor là người quản lý dự án, thường được viết tắt bằng PM. 90% công việc Venture Supervisor liên quan tới giao tiếp như hoạch định, giải quyết sự cố, quản lý rủi ro, giao tiếp với khách hàng.

Đọc bài phỏng vấn của ITviec với anh Phan Duy Khánh – Venture Supervisor của Studio 60 – để nghe anh san sớt về:

Bạn Đang Xem: Giao tiếp “tồi” sẽ phá hủy sự nghiệp của một Project Manager (PM)?

  • Venture Supervisor là gì? Công việc hàng ngày của một Venture Supervisor?
  • Thất bại anh đã trải qua và bài học về giao tiếp giúp anh thành công như hôm nay
  • Những thử thách thường gặp của Venture Supervisor
  • Lời khuyên anh dành cho người dùng Venture Supervisor ngày nay và tương lai

Xem thêm việc làm Venture Supervisor trên ITviec

Tiểu truyện: Sau lúc tốt nghiệp trường FPT ngành CNTT, anh Khánh làm ở FPT Software program với vị trí phukiencoppha.com.vn Developer. Sau đó, anh cùng vài người bạn làm một startup app. Cụ thể là một ứng dụng tìm kiếm địa điểm ăn uống, giống Foody, nhưng sau sáu tháng thì nó thất bại.

Sau đó thì group giải thể, anh cùng bạn bè thành lập Silver Lining Ltd., doanh nghiệp chuyên phát triển ứng dụng di động Android và iOS. Anh làm developer, nhưng từ từ anh giảm dần thời kì coding và chuyển sang quản lý.

Lí do là anh nhận ra trong group 10 người nhưng ko ai đứng ra đảm nhận vai trò quản lý dự án cả. Ai cũng chỉ chăm chăm vào code, dự án xong nhưng ko đồng nghĩa group mình thành công do ko sở hữu ai làm chốt chặn cuối cùng và chốt trước tiên phong.

Sau khoảng một năm thì anh chuyển hẳn sang quản lý và anh là người đứng ra liên hệ với khách hàng nhiều hơn. Ngày nay anh đang là Venture Supervisor – quản lý dự án cho Studio 60.

Anh sở hữu thể san sớt công việc hàng ngày của một Venture Supervisor là gì ko ạ?

90% việc của Venture Supervisor liên quan tới giao tiếp như hoạch định, giải quyết sự cố, quản lý rủi ro, giao tiếp với khách hàng. Xét về vai trò thì anh kiêm luôn việc của Enterprise Analyst (BA) là nhận request, trao đổi, thương lượng mọi thứ với khách hàng.

Tham khảo thêm: Enterprise Analyst (BA) là gì?

Anh sở hữu nghĩ là việc xuất thân từ developer đã giúp anh rất nhiều trong việc trở thành Venture Supervisor?

Theo anh, Venture Supervisor là người làm mọi thứ sở hữu thể để đảm bảo dự án thành công. Dự án thành công theo khái niệm của anh là: hoàn thành đúng hạn, trong ngân sách cho phép, đúng scope, group vui vẻ, khách hàng hài lòng.

Vì vậy, thời kì làm lập trình viên giúp anh hiểu khó khăn của người dùng developer, từ đó anh giúp họ vượt qua để cùng đưa dự án tới với thành công. Nhưng song song, sở hữu nền tảng về kỹ thuật cũng gây trở ngại cho anh trong khoảng thời kì đầu làm Venture Supervisor.

Dự án trước tiên làm Venture Supervisor, do mẫu tôi “xuất thân kỹ thuật” nên anh đưa ra giải pháp và áp đặt người dùng developer làm theo khiến cho họ ko phát huy được 100% khả năng.

Ngoài ra, do lần đầu làm Venture Supervisor cho một dự án to, chưa sở hữu kinh nghiệm làm việc nhiều với khách hàng dẫn tới dự án thất bại, doanh nghiệp bị lỗ, khách hàng ko hài lòng.

Anh nhìn lại mình lúc còn là một developer, anh cũng muốn được cấp trên lắng tai ý kiến. Từ đó, anh rút ra bài học là nên hỏi người dùng developer và Tech Lead về giải pháp của họ trước.

Anh vẫn sở hữu giải pháp của anh, nhưng anh chỉ sử dụng nó để hướng dẫn lúc người dùng chưa tìm được hướng giải quyết thích hợp thôi.

Theo anh, điểm khác biệt to nhất giữa developer và Venture Supervisor là gì?

Điểm quan yếu nhất anh nghĩ là cách tạo ra giá trị.

Giá trị của developer là hoàn thành công việc được giao, code sạch, ít bug, giao tiếp tốt với group.

Giá trị của Venture Supervisor là group làm việc hiệu quả, khách hàng vui vẻ, dự án hoàn thành đúng hạn, đúng ngân sách, đúng yêu cầu. Một dự án thất bại, bất kể do lỗi của ai thì Venture Supervisor vẫn là người chịu trách nhiệm to nhất, và ko được đổ lỗi.

Sở hữu cách nào để mình hạn chế rủi ro trong việc quản lý dự án ko anh?

Dự án nào cũng sở hữu rủi ro. Làm một Venture Supervisor, em phải sở hữu mục quản lý rủi ro cho mọi dự án.

Tuy nhiên, khái niệm của anh về “rủi ro” là những mẫu sở hữu thể xảy ra. Tức là nó sở hữu thể giúp dự án hoàn thành nhanh hơn hoặc chậm hơn. Sở hữu nhiều loại rủi ro: nhân lực, kỹ thuật, khách hàng, và quy trình.

Lúc trước anh từng đối mặt với rủi ro về nhân lực. Trong dự án đó, anh nhắm thời kì hoàn thành cả venture là 10 tuần. Nhưng tới tuần thứ 8 thì chỉ mới hoàn thành 60% công việc do dự án khá to mà lại ít nguồn lực.

Trước lúc khởi đầu, anh đã đưa ra ba hướng giải quyết cho rủi ro này:

Xem Thêm : Đất cấp 3 là gì? Tác dụng của việc phân loại cấp đất

1) hỏi người dùng developer trong group sở hữu chịu làm thêm giờ ko

2) thương lượng với khách hàng về việc dời thời kì bàn giao sản phẩm

3) nếu khách hàng ko đồng ý dời thì cam kết giao sản phẩm với những chức năng chính, và bổ sung những chức năng phụ trong vòng 3 tuần.

Cuối cùng, do thông tin sớm và nói thật với khách hàng, nên họ đã đồng ý cho dời deadline. Crew cũng làm thêm giờ, dự án bị trễ nhưng về tổng thể khách hàng vẫn vui vẻ với kết quả cuối cùng, group cũng cảm thấy thoải mái.

Quản lý rủi ro ko chỉ là kỹ năng cấp thiết của Venture Supervisor, mà còn là của developer.

Vì sao quản lý rủi ro lại là kỹ năng cấp thiết cho developer vậy anh?

Rủi ro sở hữu thể xảy ra ở mọi khâu. Venture Supervisor đưa ra kế hoạch dựa trên kiểm tra từng công việc nhỏ của developer.

Ví dụ developer đang estimate một function, thì muốn hoàn thành function, ngoài code còn cần học doc, sửa bug, kiểm tra tất cả check case…

Cụ thể hơn, trước mỗi dự án, anh và group đều đưa ra một khái niệm gọi là “definition of achieved”.

Ví dụ một function như thế nào thì gọi là achieved? Chính là code xong ko sở hữu bug, đã được chính developer đó check tất cả check case, được commit lên server, đã đưa lên Dev server để QC check, được technical lead assessment code và duyệt.

Lúc người dùng dự trù thời kì, cần tính toán cho tất cả những công việc trên. Thông thường thì mọi người chỉ kiểm tra thời kì code mà ko tính tới thời kì mình sửa bug, chuyển qua lại giữa tester và developer.

Đọc thêm Tester là gì? Kỹ năng nào cần để trở thành Tester giỏi?

Anh từng mắc phải sai trái nào và anh học được gì từ nó?

Một trong những dự án trước tiên anh làm Venture Supervisor đã thất bại. Sai trái to nhất là anh ko kiểm soát được mong đợi của khách hàng.

Họ nói gì anh cũng YES, YES, YES. Sau một hồi toàn YES, nó dẫn tới việc anh làm dự án hoàn toàn theo ý khách hàng, nhưng ra đời lại là một sản phẩm tồi, họ ko sử dụng được. Lúc đó khách hàng quay trái lại hỏi anh vì sao lúc trước anh ko tư vấn cho họ.

Anh rút ra bài học là khách hàng ko phải lúc nào cũng đúng. Anh cần phải cứng để nói “NO” và tư vấn cho họ. Trong vài dự án tiếp theo, thấy mình ko đủ tri thức kỹ thuật để thuyết phục thì anh đi cùng với Technical Lead, ko đủ tri thức về thiết kế thì đi cùng với designer để nói chuyện với khách hàng.

Tìm hiểu thêm: Làm sao để trở thành 1 Technical Lead?

Tới cuối cùng, khách hàng vẫn ko chịu giải pháp anh tư vấn. Anh sẽ gửi cho họ một e-mail bảo là: “Sẽ sở hữu hậu quả A, B, C sở hữu thể xảy ra, nếu anh vẫn muốn làm thì phải chuẩn bị tâm lý đối diện những hậu quả đó. Nếu xảy ra vấn đề gì thì anh phải chịu trách nhiệm, vì chúng tôi đã tư vấn rồi.”

Anh sở hữu lời khuyên nào dành cho người dùng muốn trở thành Venture Supervisor trong tương lai?

Vai trò to nhất của Venture Supervisor là quản lý người khác, vì vậy anh nghĩ mẫu trước tiên là bạn phải quản lý được mình. Lúc bạn quản lý được chính mình rồi thì bạn mới quản lý được người khác.

Cách đơn thuần nhất để quản lý bản thân là làm kế hoạch tuần và to-do checklist trong ngày để hoàn thành mọi việc đúng hạn.

Ví dụ hôm nay, anh ghi trong to-do checklist của anh là

1) assessment venture A với group .Internet

2) phỏng vấn với ITviec

3) họp với một khách hàng ở Sing lúc 14:00

Xem Thêm : Tôn tiếng anh là gì | Công ty TNHH Phụ Kiện Và Cốp Pha Việt

Lưu ý là to-do checklist này em cũng phải đánh số trật tự theo mức độ ưu tiên của công việc.

Lời khuyên thứ hai của anh là người dùng nên học cách “say NO.” Như câu chuyện anh san sớt ở trên, hậu quả của việc ko kiểm soát được kì vọng của khách hàng chính là dự án thất bại. Vì vậy, cần tập luyện cách nói “ko” với những yêu cầu mình thấy ko khả thi.

Cuối cùng, cá nhân anh nghĩ developer là những người rất tài năng. Bạn nên lắng tai, hỏi ý kiến của họ và hướng dẫn họ đi tới hướng giải quyết thích hợp.

Nếu bạn áp đặt giải pháp của bạn lên developer, thì tất cả chỉ giới hạn lại ở tầm hiểu biết của bạn. Việc áp đặt sẽ khiến cho dự án ko phát triển, group ko phát triển, môi trường làm việc ko vui vẻ. Ko ai muốn làm trong một môi trường như vậy cả.

Anh sở hữu thể cho biết những kỹ năng nào là quan yếu nhất đối với công việc quản lý dự án?

Quan yếu nhất là em phải sở hữu kỹ năng lên kế hoạch và kỹ năng giao tiếp, vì 90% thời kì của em là giao tiếp với khách hàng và group.

Giao tiếp ko chỉ giới hạn lại ở việc ghi nhận đúng yêu cầu của khách hàng, mà còn ở quản lý sự cố.

Lúc trước anh sở hữu một dự án sắp launch mà vẫn đầy bug. Lúc đó, kỹ năng giao tiếp thể hiện ở việc anh nói như thế nào để khách hàng thông cảm, thời khắc nào là thích hợp để nói ra mà họ ko cảm thấy bất thần. Song song, đó còn là cách nói chuyện với group để mọi người đồng lòng làm việc nhằm hoàn thành sản phẩm sớm nhất.

Lúc đó, anh báo với khách hàng trước ngày launch 3 tuần, và đảm bảo là sẽ hoàn thành dự án trong 16 tuần, thay vì 12 tuần như cam kết ban sơ. Song song, sau 12 tuần, anh sẽ ship sản phẩm với tính năng A, B, C trước.

Ngoài ra, trước lúc thương lượng với khách hàng, anh đã thương lượng với group trước xem mọi người chịu làm thêm giờ ko, hay cần outsource ra ngoài, và mọi người đều đồng lòng làm thêm giờ.

Thứ hai là em phải sở hữu tiếng Anh tốt. Tiếng Anh tốt giúp em sở hữu khả năng thăng tiến nhanh hơn tới vị trí Program Supervisor, Program Director, Common Supervisor… Đây là những nấc thang tiếp theo, sau vị trí Venture Supervisor.

Ngoài ra, nếu em làm Venture Supervisor cho một doanh nghiệp ODC hoặc những doanh nghiệp to, em phải làm việc thường xuyên với khách hàng nước ngoài.

Nếu em làm cho những doanh nghiệp nhỏ với dự án tầm trung, kéo dài khoảng 3-6 tháng và group dưới 10 người thì cũng ko sở hữu BA đi lấy requirement cho em, mà chính em phải làm luôn việc đó.

Nói tóm lại, dù làm ở doanh nghiệp nào thì một người quản lý dự án cũng đều cần khả năng tiếng Anh tốt. Anh sở hữu thể nói, ko giao tiếp được với khách hàng sẽ đưa em tới hai hậu quả: 1) dự án của em trở thành thảm họa; 2) em mất khách hàng.

Lúc trước bạn anh sở hữu làm dự án repair scope, repair time, repair finances theo Waterfall. Do tiếng Anh ko vững nên lúc khách hàng đưa yêu cầu, anh bạn đó cứ okay, okay, sure, sure. Sau vài tháng, lúc giao sản phẩm thì vỡ lẽ ra là khách hàng muốn A mà mình lại làm B.

Khách hàng ko hài lòng, ko trả tiền cho milestone cuối, mình mất khách hàng, họ ko sử dụng được sản phẩm, đó là một dự án thất bại.

Xem thêm: Phương pháp để trở thành Venture Supervisor giỏi

Theo anh, sở hữu thử thách nào mà mọi Venture Supervisor đều phải đối mặt?

Thử thách mà anh nghĩ Venture Supervisor nào cũng phải trải qua chính là thử thách về việc đảm bảo chất lượng của dự án.

Ví dụ hồi trước anh sở hữu làm dự án để launching một app. Nhưng trong một đêm, app đó lên tới hàng chục nghìn lượt truy cập, làm server chết và khách hàng gọi tới “cháy máy” để hỏi anh xem phải làm sao.

Lúc đó, anh, một bạn Tech Lead và một bạn developer phải thức tới khuya để đảm bảo là server hoạt động lại thông thường. Đó là “vấn đề” tốt, vì nó chứng tỏ là app mình làm thành công. Nhưng đi kèm vẫn là thử thách làm sao để luôn đảm bảo chất lượng của dự án.

Anh sở hữu tham khảo useful resource/ e book nào trong suốt sự nghiệp của mình ko?

Một số sách anh đọc thấy hay là:

  • The One Minute Supervisor. Sách này ngắn nhưng kể tới những điều kỹ năng quan yếu cho người làm supervisor.
  • Vì anh làm Scrum nên anh đọc cuốn Scrum Primer để học thêm về Scrum.
  • Software program in 30 Days. Sách này là về Agile, nó giúp anh hiểu hơn về Scrum Framework.
  • Ngoài ra còn sở hữu PMBOK, sách gối đầu cho mọi Venture Supervisor muốn lấy PMP.

Robby2

Bạn nghĩ rằng những san sớt này sẽ giúp ích cho bạn bè hoặc đồng nghiệp? Đừng quên nhấn nút Share bên dưới nhé!

Bạn cũng sở hữu thể tham khảo một số việc làm Supervisor trên web site ITviec.

Xem Thêm : Tìm hiểu về ngũ hành tương sinh, ngũ hành tương khắc

Leave a Reply

0919 191 649