Yêu cầu cung cấp thông tin (tiếng Anh: Request For Data, viết tắt: RFI) là một qui trình chính thức để thu thập thông tin từ những nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ tiềm năng.
Yêu cầu cung cấp thông tin
Xem thêm: Quản lý dự án PMI là gì ? Chuẩn hóa quy trình khi thực hiện dự án
Xem thêm: Lộ giới là gì ? Chỉ giới xây dựng là gì ?
Khái niệm
Yêu cầu cung cấp thông tin trong tiếng Anh là request for info , viết tắt là RFI .
Yêu cầu cung cấp thông tin (RFI) là một qui trình chính thức để thu thập thông tin từ những nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ tiềm năng. RFI thường được viết bởi khách hàng và gửi tới những nhà cung cấp tiềm năng. RFI thường là chuỗi yêu cầu trước nhất nhằm thu hẹp danh sách những ứng cử viên cho vị trí nhà cung cấp tiềm năng.
RFI sở hữu thể rất hữu ích trong những tình huống mà tại đó, một cá nhân hoặc tổ chức sở hữu ít tri thức về những nhà cung cấp nhưng muốn giảm thời kì và giá thành kiểm tra những nhà cung cấp.
RFI thường được sử dụng trong nhiều trường hợp, ví dụ trong việc sắm những đơn hàng to về kỹ thuật thông tin (CNTT). Mục tiêu của việc sử dụng RFI là thu thập thông tin về thị trường một cách chuẩn chỉ và sở hữu cấu trúc. Văn bản cần xác định những điều kiện mà tổ chức sở hữu trong lúc yêu cầu câu trả lời cụ thể về cách nhà cung cấp sẽ đáp ứng chúng.
Để xác định sự khác biệt giữa những nhà cung cấp, một RFI tốt cũng sẽ tập trung vào những yêu cầu là duy nhất cho doanh nghiệp xem xét và về những mối sử dụng rộng rãi ít sở hữu khả năng được giải quyết bởi phần to những nhà cung cấp khác. Người nhận thường được yêu cầu gửi phản hồi của họ ở định dạng chuẩn để so sánh dễ dàng hơn.
Trường hợp nên sử dụng
RFI sở hữu thể được sử dụng trong một số tình huống trong CNTT, những doanh nghiệp quảng cáo và trong những ngành xây dựng. RFI cũng sở hữu thể tương trợ trong việc lực tìm những phương tiện để hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP).
– Trong lĩnh vực CNTT, RFI thường được sử dụng để sắm phần mềm từ những nhà cung cấp. Phần mềm thường sẽ được sử dụng trong một thời kì dài, do đó, điều quan yếu là cá nhân hoặc tổ chức cứng cáp phải tìm đúng nhà cung cấp. RFI cần đưa ra những yêu cầu về hoạt động kinh doanh một cách rõ ràng như phần mềm đó sở hữu tích hợp được với những phần mềm hoặc phần cứng khác ko, những trường hợp sử dụng hoặc những tùy tìm về cách quản lí.
– Trong xây dựng, RFI sở hữu thể được gửi bởi một nhà thầu cho một nhà thiết kế, từ nhà thầu cho khách hàng, từ nhà thầu phụ cho khách hàng, hoặc từ nhà thầu phụ cho nhà thầu chính. Thông thường, RFI trong xây dựng sẽ được sử dụng trước lúc định giá và thực hiện những hoạt động tiếp theo. Ở đây, một RFI nên gửi những thắc mắc liên quan tới vật liệu, thông số kĩ thuật, bản vẽ thiết kế, tiêu chuẩn hoặc thông tin về hợp đồng.
– Mang thể sử dụng RFI để kiểm tra những doanh nghiệp quảng cáo. Trong trường hợp này, RFI sẽ yêu cầu danh sách khách hàng trong một ngành cụ thể, trong những lĩnh vực sở hữu xung đột và những lĩnh vực liên quan mà nhà cung cấp sở hữu thể trội hơn.
– Một tổ chức muốn sử dụng phần mềm ERP cũng sở hữu thể sử dụng RFI. RFI trong lĩnh vực này nên xác định những tiêu chí liên quan tới những gì một tổ chức cần trong hệ thống ERP của mình. Ví dụ, đây sở hữu thể là những lĩnh vực xoay quanh kế toán, gia công và quản lí hàng tồn kho, quản lí bán hàng và kỹ thuật cho phòng ban HR.
RFI, RFP và RFQ
Những hình thức tương tự với RFI là những Yêu cầu mời thầu (RFP) và yêu cầu báo giá (RFQ). Tuy nhiên, chúng khác nhau trong những tình huống chúng được sử dụng và thông tin bên trong.
– RFP là một văn bản sở hữu cấu trúc chặt chẽ hơn được sử dụng để thu thập thông tin từ những nhà cung cấp tiềm năng. RFP chỉ rõ những gì khách hàng đang tìm kiếm và nó mô tả từng tiêu chí kiểm tra mà đề xuất của nhà cung cấp sẽ được kiểm tra. RFP thường được sử dụng trong qui trình đấu thầu giữa những nhà cung cấp từ một doanh nghiệp. RFP thường được sử dụng theo sau RFI, vì nó cụ thể hơn.
– RFQ là một tài liệu mà một cá nhân hoặc tổ chức gửi cho một hoặc nhiều nhà cung cấp tiềm năng để moi được bản báo giá cho một sản phẩm hoặc dịch vụ. Nó tương tự như RFP nhưng về bản tính thì cụ thể hơn. Thông thường, RFQ tìm kiếm một danh sách giá cụ thể cho một mẫu gì đó được xác định rõ và được định lượng, chẳng hạn như phần cứng.
– RFI được sử dụng để yêu cầu thông tin chung và sở hữu thể giúp xác định xem nhà cung cấp sở hữu nên nhận RFP hoặc RFQ hay ko. RFP sau đó nên được sử dụng lúc ý định sắm hàng tới sắp hơn. Nếu một cá nhân hay tổ chức đã biết những gì cấp thiết và chỉ cần một nhà cung cấp cung cấp những phương tiện chuẩn xác, thì RFQ sở hữu thể ưa thích nhất.
(Theo Techtarget )
Ích Y
Website: https://phukiencoppha.com.vn
